資訊自由法

請求者的權利和弗吉尼亞州衛生部（VDH）根據弗吉尼亞州信息自由法案的責任

弗吉尼亞州信息自由法案（FOIA），位於 § 2。2-3700 和.弗吉尼亞法案的後續條，保證聯邦公民和媒體代表獲得公共機構，公職人員和公職員持有的公共記錄。

公共記錄是指任何由公共機構或其人員、僱員或代理人在公共事業交易中擬備或擁有或擁有或擁有的任何書面記錄、電子檔案、錄音或視頻錄製或任何其他格式的書面或錄音（不論它是紙質記錄、電子檔案、錄音或任何其他格式）。所有公開記錄都被假定為公開，只有在適用特定的法定豁免時才能保留。

FOIA 的政策指出，FOIA 的目的是提高所有人士對政府活動的意識。在推進這項政策時，FOIA 要求法律得以自由解釋，以有利訪問，並且任何允許隱藏公共記錄的豁免都必須具有狹窄的解釋。

您的 FOIA 權利

• 您有權要求檢查或接收公共記錄副本，或兩者。
• 您有權要求提前估算所要求記錄的任何費用。
• 如果您認為您的 FOIA 權利已被侵犯，您可以向地區或地區法院提交申請，以強制遵守 FOIA。

• 您可以通過美國郵政、傳真、電子郵件、親身或電話索取記錄。FOIA 不要求您的請求以書面形式提供，也不需要明確說明您正在根據 FOIA 要求記錄。
• 從實際角度來看，您和收到要求的人可能會有助於書面提出要求。這可讓您建立請求的記錄。它還為我們提供了清楚地說明您要求的記錄，以便不會對口頭請求進行誤解。但是，如果您選擇不以書面形式提出，我們不能拒絕回應您的 FOIA 請求。
• 您的請求必須以 " 合理特性來識別您正在尋找的記錄。"這是一個常識的標準。它不會指出或限制您要求的記錄數量或數量；相反，它要求您足夠具體，以便我們可以識別並找到您正在尋找的記錄。
• 您的請求必須要求提供現有的記錄或文件。FOIA 授予您檢查或複製記錄的權利；這不適用於您提出關於 VDH 工作的一般問題的情況，也不要求 VDH 創建不存在的記錄。
• 您可以選擇以 VDH 在正常業務中使用的任何格式接收電子記錄。
• 例如，如果您要求保存在 Excel 資料庫中的記錄，您可以選擇以電子方式、通過電子郵件或電腦磁碟上接收這些記錄，或接收這些記錄的列印副本。
• 如果我們對您的要求有疑問，請與員工的努力合作，以澄清您正在尋找的記錄類型，或嘗試就對大量要求的回應達到合理的協議。提出 FOIA 請求並不是對手的過程，但我們可能需要與您討論您的請求，以確保我們了解您正在尋找的記錄。
• 若要從 VDH 請求記錄，您可以使用上面的「線上提交您的 FOIA 請求」連結或將您的請求發送至：

• 對於與工程/環境研究或調查或井或污染病記錄有關的例行 FOIA 要求，您可以在網上提交您的請求，請在 https://vdh.nextrequest.com 網上提交您的請求。您也可以通過電子郵件、電話或親自向當地衛生區的環境健康小組發出您的要求。在我們網站上發布的地區目錄包含必要的聯繫信息。VDH 員工的電子郵件地址如下：firstname.lastname@vdh.virginia.gov。
  • 請注意，弗吉尼亞州的幾個健康區是當地管理的，而 FOIA 請求由城市或縣管理。有關向阿靈頓、勞登縣和費爾法克斯縣提交 FOIA 請求的信息可在該司法管轄區的網站上找到。
• 您也可以聯絡 Tammie Smith 諮詢有關向 VDH 索取記錄的問題。此外，資訊自由諮詢委員會可以解答您有關 FOIA 的任何問題。本局可以透過電子郵件聯絡 ：foiacouncil@dls.virginia.gov或通過電話至 (804) 698-1810 或 [免費電話] 866-448-4100。

• VDH 必須在收到您的請求後五個工作日內回應。" 第一天 " 被視為收到您的請求後的一天。五天期間不包括週末或節假日。
• 您向 VDH 索取公開記錄的原因是不相關的，我們無法在我們回應您的要求之前詢問您為什麼需要這些記錄。然而，FOIA 允許 VDH 要求您提供您的姓名和法定地址。
• FOIA 要求 VDH 在五天的時間內對您的請求作出以下其中一項回應：

1. 1. 我們將全部提供您要求的記錄。
   2. 我們會拒絕您要求的所有記錄，因為所有記錄均受特定的法定豁免。如果所有記錄都被隱藏，我們必須以書面形式向您發送回覆。該筆書必須確定被隱藏記錄的數量和主題，並說明弗吉尼亞法典中允許我們隱藏記錄的特定部分。
   3. 我們提供您要求的一些記錄，但保留其他記錄。如果只有一部分的記錄受豁免，我們不能保留整個記錄。在這種情況下，我們可能會修改記錄中可能被保留的部分，並必須向您提供記錄的剩餘部分。我們必須向您提供書面回應，指出弗吉尼亞州守則中允許保留部分要求記錄的特定部分部分部分。
   4. 如果 VDH 實際上無法在五天內回應您的要求，我們必須以書面形式說明，並解釋使回應不可能的條件。這將讓我們額外 7 個工作天回覆您的請求，我們總共有 12 個工作天來回應您的請求。

• 如果您提出要求提供非常大數量的記錄，而我們認為我們無法在 12 天內提供記錄給您，而不會干擾我們的其他組織責任，我們可能向法院提出更多時間來回應您的請求。然而，FOIA 要求我們在向法院要求更多時間之前，在我們向法庭索取更多時間之前，要求與您達成有關製作或記錄的協議。

• 您可能需要為您向 VDH 要求的記錄付費。VDH 可作出合理費用，不超過其查閱、複製、提供或搜尋所要求的記錄所產生的實際成本，並須盡一切合理努力以最低的成本提供所要求的記錄。實際成本包括員工在搜尋要求記錄的時間、複製成本或與提供請求記錄直接相關的任何其他成本等項目。它不能包括一般的開銷成本。
• 如果我們估計回應您的要求將花費超過 $ 200，我們可能會要求您在繼續申請之前支付押金，不超過估算金額。我們必須回應您的請求的五天，不包括我們要求存款和您回覆之間的時間。
• 您可以要求我們提前估算提供您要求的記錄的費用。這可讓您提前了解任何成本，或讓您有機會修改您的請求，以嘗試降低估計成本。VDH 將根據要求提前提供成本估算。
• VDH 可能會評估員工時間搜尋、審閱、複製、編輯和以其他方式準備記錄以供發布的費用。估計成本是根據處理請求的員工或成員的每小時工資。

成本 =（VDH 員工處理請求的每小時薪） X（ 滿足要求的時間） PLUS （如提供紙質記錄的紙張和複製成本） PLUS （如需要提供記錄的任何特殊媒體，例如光盤或 usb 驅動器的費用）加上郵寄記錄的費用。

• 對於尋求廣泛的電子郵件搜索的請求（來自多位員工的電子郵件和/或延長數個月或更長的時間期間）VDH 可以使用以下流程和公式來檢索電子郵件並計算成本：
  • 微軟專區電子查詢工具用於搜索員工電子郵件存檔。根據請求者的搜索參數進行搜索進行搜索以檢索電子郵件。根據檢索的電子郵件數量，根據以下公式估計成本。

步驟 1：(電子郵件總數) x (每封電子郵件要審閱 2 分鐘) = 審核電子郵件的總分鐘數
步驟 2：(審核分鐘數) 除以 (60 分鐘) = 複查電子郵件所需的總時數
步驟 3：(檢閱電子郵件的員工每小時率) x（審查時數）= 估計成本。

• 如果您從先前的 FOIA 請求欠我們，但未付款超過 30 天，VDH 可能會要求支付過期賬單，然後才能回應您的新 FOIA 請求。
• VDH 的當地衛生區根據其工作單位的成本計算 FOIA 費用。

弗吉尼亞法令允許任何公共機構拒絕公開披露某些記錄。 VDH 通常會在下列豁免下列情況下保留記錄：

• 人事記錄 (§ 2.2-3705。1弗吉尼亞法律的（1））；
• 受律師客戶特權限的記錄 (§ 2.2-3705。1(2)) 或律師工作產品（§ 2。2-3705。1(3));
• 供應商專有資料 (§ 2.2-3705。1(6));
• 有關合約交易和批出合約之前的記錄（§ 2.2-3705。1(12));
• 醫療和精神記錄（§ 2.2-3705。弗吉尼亞守則的 5 (1)）；
• 根據第 2 條，用於指定和驗證全州緊急醫療服務系統和服務中心的創傷中心和其他專科護理中心收集的信息和記錄。1 (§ 32.1-111。1標題 32 第 4 章及後續)。1.(§ 2.2-3705。弗吉尼亞法典的 5 (5)；
• 以前需要向衞生署署長提交有關建立新的或擴展現有臨床健康服務、取得主要醫療設備，或根據前 § 32 規定需要資本支出的部分項目提交的數據。1-102。3：4。(§ 2.2-3705。弗吉尼亞法典的 5 (7)；
• 根據 §§ 32 對受管理醫療保險計劃持牌人的檢查、調查或審查過程中，衞生署署長複製、記錄或收到的任何記錄。1-137。4和 32。1-137。5,包括書籍、記錄、檔案、帳戶、文件、文件以及任何或所有電腦或其他錄音。(§2.2-3705。弗吉尼亞守則的 5 (13)）；
• 根據 § 32，由衞生委員會收集的病人級數據，但尚未處理、驗證和發布。1-276。9,由衞生署署長根據 § 32 簽訂合約的非營利組織向董事會提交。1-276。4.(§2.2-3705。弗吉尼亞守則的 5 (10)）；和
• 預防或應對恐怖活動的計劃和信息。(§2.2-3705。弗吉尼亞代碼的 2 (4)）。